«La ficha tiene que quedar completa» parece un acuerdo hasta que alguien pregunta qué campos deben aparecer y quién confirma que los precios son correctos. Los criterios de aceptación para una entrega convierten esa expectativa en comprobaciones que ambas partes pueden hacer.
Acuerda qué resultado se va a revisar
Antes de que alguien empiece a trabajar, tienen que estar de acuerdo en qué van a revisar. Esto significa definir el alcance: qué incluye la entrega y qué no.
Por ejemplo, si pides que actualicen un catálogo de productos, acuerda:
- Cuántos productos incluye
- Qué datos tiene cada producto (nombre, precio, descripción, imagen)
- En qué formato se entrega (archivo Excel, base de datos, página web)
- Cuándo debe estar listo
Esta conversación inicial evita que alguien entienda algo distinto y pierda tiempo en lo equivocado. Documenta lo acordado en un correo, un formulario o una nota compartida.
Convierte expectativas vagas en pruebas observables
Cuando pides que una ficha «se vea profesional», quien redacta puede cuidar la presentación y quien revisa puede estar esperando instrucciones de uso. Es mejor acordar la comprobación antes de redactar.
Las pruebas observables son hechos que puedes verificar sin opinión:
- Vago: "El texto debe ser claro".
- Observable: "Una persona del equipo receptor puede identificar el uso del producto sin abrir otro archivo".
- Vago: "La lista debe estar completa".
- Observable: "Incluye los 45 productos del inventario de junio, sin duplicados".
- Vago: "Debe tener buena calidad".
- Observable: "Las fechas coinciden con el listado aprobado y usan el formato acordado".
Para cada criterio, pregúntate: ¿Cómo verifico esto sin ambigüedad? ¿Puedo contarlo, medirlo o compararlo con un estándar?
Ejemplo de criterios para una ficha de catálogo
En el ejemplo ficticio, Operaciones actualiza las fichas de un catálogo interno. El equipo y Comercial acuerdan qué revisar antes de cargar los cambios.
Qué debe cumplir cada ficha
- Código del producto: presente y sin espacios en blanco
- Nombre: máximo 80 caracteres, sin abreviaturas
- Descripción: entre 150 y 300 caracteres, en tiempo presente
- Precio: número con dos decimales, separador de miles correcto
- Fecha de vigencia: formato DD/MM/AAAA, no vacío
- Imagen: archivo JPG o PNG, mínimo 500 x 500 píxeles
Criterios de preferencia (puedes aceptar con cambios menores):
- Descripción incluye beneficio principal del producto
- Imagen muestra el producto de frente y bien iluminada
Qué se verifica en una muestra acordada
- Elige las fichas de la muestra acordada, incluyendo productos cuyo precio cambió
- Verifica que el precio coincida con el listado validado por Comercial
- Comprueba que la descripción no repite la de productos similares
Esta estructura diferencia lo que es innegociable (obligatorio) de lo que es mejora (preferencia) y lo que necesita revisión puntual (validación).
Define quién revisa y qué pasa con las excepciones
Designa una persona responsable de la revisión. No puede ser que todos revisen, porque entonces nadie se hace cargo si hay un problema.
Esa persona debe:
- Revisar contra los criterios acordados
- Documentar qué no cumple (con ejemplos específicos, no críticas generales)
- Decidir si rechaza la entrega o la acepta con cambios
También necesitas un proceso para excepciones. Si algo no cumple un criterio pero tienes una razón válida para aceptarlo, documéntalo:
- Qué criterio no se cumple
- Por qué se acepta igual (ejemplo: el cliente pidió cambio de última hora, o el proveedor tiene limitación técnica)
- Quién tiene autoridad para aceptar la excepción
- Fecha de la autorización
Esto evita que apruebes entregas deficientes sin dejar constancia y sin responsabilidad clara.
Usa los criterios al entregar y al recibir cambios
Cuando alguien entrega, debe acompañar su trabajo con una lista de comprobación basada en los criterios. Esto significa que antes de que llegue a ti, el responsable ya verificó que cumple.
Ejemplo de lista para la ficha de catálogo:
- ¿Todos los códigos están presentes y sin espacios? Sí / No
- ¿Las descripciones están entre 150 y 300 caracteres? Sí / No
- ¿Las fechas de vigencia tienen formato DD/MM/AAAA? Sí / No
- ¿Se contrastó la muestra acordada con el listado validado por Comercial? Sí / No
Si la respuesta es "No" en algo obligatorio, no avances. Devuelve para que corrija.
Cuando recibes cambios después de un rechazo, aplica los mismos criterios. No bajes el estándar porque "ya pasó tiempo". Si antes era obligatorio, ahora también. Esto mantiene la consistencia y evita que las excepciones se conviertan en regla.
Documenta el resultado final
Una vez aceptada la entrega, guarda un registro simple:
- Qué se entregó
- Fecha de aceptación
- Quién revisó
- Si hubo excepciones, cuáles fueron y quién las autorizó
Esto sirve para resolver conflictos después ("¿esto estaba en lo que pedimos?") y para mejorar tus criterios en futuras entregas.
Si aparece un requisito nuevo, como añadir la vigencia por sede, regístralo por separado. Quien define el alcance puede decidir si cambia la entrega o si lo programa para otra versión.
Referencias y lecturas relacionadas
El estándar británico de entrega de proyectos vincula la calidad con la validación del resultado por quienes lo necesitan. Ver la fuente.
La guía de Atlassian sobre actividades de proyecto propone acordar objetivos y señales observables al inicio. Para una ficha, traduce esa idea a comprobaciones concretas. Ver la fuente.
También puedes consultar cómo acordar un cambio de alcance.
