La ficha del catálogo ya fue validada y mañana la actualizará Operaciones. Antes de cerrar el proyecto, alguien de ese equipo necesita encontrar la versión vigente, abrirla con su propia cuenta y saber qué pendientes recibe. Esas son las comprobaciones que hacen útil el traspaso.
Acuerda qué recibirá el equipo de operación
Antes de mover un archivo, aclara con el equipo receptor exactamente qué entra en el traspaso. Esto evita sorpresas después.
Distingue entre el traspaso operativo, un turno de responsabilidad y un manual de proceso. El traspaso operativo es la entrega de archivos, accesos y pendientes que el equipo necesita para continuar. Un turno de responsabilidad es la transferencia formal de autoridad sobre decisiones. Un manual de proceso documenta cómo se hace algo, pero no siempre es parte del traspaso inicial.
Pregunta al equipo receptor:
- ¿Qué archivos necesitan para operar a partir de mañana?
- ¿Qué decisiones tomarán ustedes y cuáles escalarán a otra persona?
- ¿Hay tareas que deben completar antes de que el proyecto cierre?
- ¿Necesitan acceso a herramientas, bases de datos o sistemas externos?
Documenta las respuestas en un correo o nota compartida. Esto sirve como confirmación de lo que ambos equipos esperan.
Algunos proyectos dependen de otros equipos o tienen restricciones que el equipo receptor debe conocer. Enumera:
- Sistemas o herramientas que el equipo debe usar obligatoriamente.
- Personas o equipos que deben aprobar cambios.
- Plazos fijos o hitos que no pueden moverse.
- Datos confidenciales o regulados que tienen restricciones de acceso.
Si hay restricciones, explica el por qué. El equipo receptor entenderá mejor las limitaciones si sabe que existen por razones de seguridad, legal o de negocio.
Prepara archivos y permisos para el traspaso
Abre los archivos desde la carpeta que verá el equipo receptor. Comprueba los enlaces y pide a la persona responsable que pruebe sus permisos desde su propia cuenta.
Versión vigente y acceso autorizado
Entrega siempre la versión más reciente y actualizada. Revisa que:
- El archivo no tenga comentarios pendientes de resolver.
- Las fórmulas, macros o automatizaciones funcionen sin errores.
- Los enlaces a otros documentos o sistemas estén activos.
- No haya versiones antiguas que causen confusión.
Para el acceso, no compartas contraseñas. En su lugar:
- Pide que la persona responsable use su cuenta individual y que el administrador confirme el nivel de acceso necesario.
- Asigna permisos a través del canal autorizado de tu organización (generalmente el administrador de sistemas o un gestor de identidades).
- Documenta dónde se encuentra el archivo y cómo acceder a él.
- Solicita confirmación escrita de que el acceso funciona antes de cerrar el proyecto.
Si el archivo está en una plataforma en la nube (Google Drive, OneDrive o SharePoint), verifica que los permisos de lectura y edición sean los correctos y que el equipo pueda compartirlo internamente si es necesario.
Designa una persona específica del equipo receptor como responsable de mantener y actualizar el proyecto. Esto no significa que sea la única que trabaje en él, pero sí que es el punto de contacto si hay dudas o problemas.
Comunica:
- El nombre y correo de la persona responsable.
- Qué debe hacer esa persona si encuentra un error o necesita cambiar algo.
- A quién contactar si la persona responsable no está disponible.
- Con qué frecuencia se debe revisar y actualizar el proyecto (semanal, mensual, según cambios).
Ejemplo de ficha de entrega de un catálogo
En este ejemplo ficticio, el equipo de proyecto entrega el catálogo interno a Operaciones, que mantendrá las fichas a partir de la fecha acordada.
Estructura de la ficha
Una ficha de entrega es un documento breve que resume todo lo necesario. Incluye:
Información básica:
- Nombre del proyecto: Catálogo interno de productos
- Fecha de entrega: 15 de marzo
- Equipo que entrega: Desarrollo
- Equipo que recibe: Operaciones
- Responsable en operaciones: referente de catálogo en Operaciones
Archivos y acceso:
- Ubicación: Carpeta de equipo: Operaciones / Catálogo / Vigente
- Archivos incluidos: Catálogo_maestro.xlsx, Guía_actualización.pdf, Plantilla_nuevos_productos.xlsx
- Acceso: Permisos de lectura y edición concedidos a la cuenta individual de la persona responsable, por el canal de TI
- Herramientas necesarias: Excel o Google Sheets, acceso a la base de datos de inventario
Pendientes al momento de la entrega:
- Validar 50 productos que aún no tienen descripción completa
- Agregar imágenes de 30 productos nuevos
- Revisar precios con el equipo de finanzas
Contacto para dudas durante la transición:
- Semana 1-2: referente del equipo que preparó el catálogo
- Semana 3 en adelante: referente de catálogo en Operaciones
Prueba de recuperación y actualización
Antes de dar por cerrado el traspaso, el equipo receptor debe demostrar que puede:
- Acceder al archivo. La persona responsable abre el catálogo desde su cuenta y confirma que puede ver todos los datos.
- Hacer un cambio pequeño. En una copia de prueba, la persona responsable actualiza un precio ficticio, guarda el archivo y verifica que el cambio se guardó.
- Recuperar una versión anterior si es necesario. Si la plataforma tiene historial de versiones (como Google Drive o Sharepoint), el equipo prueba a abrir una versión anterior en la copia sin reemplazar el original para confirmar que entiende cómo hacerlo.
Documenta estas pruebas en la ficha o en un correo de confirmación. Registra cualquier permiso pendiente y quién lo gestionará.
Comprueba que el equipo receptor puede continuar
Un traspaso no está completo hasta que el equipo receptor demuestre que puede operar sin tu ayuda.
Pide al equipo que:
- Ejecute una tarea típica del proyecto (actualizar datos, generar un reporte, agregar un registro nuevo).
- Resuelva un problema simulado (por ejemplo, "¿qué haces si encuentras un dato duplicado?").
- Confirme que tiene acceso a todas las herramientas y sistemas que necesita.
Si encuentran un problema, resuélvelo antes de cerrar el traspaso. Si no pueden hacer algo, documenta que es una limitación conocida y que alguien más debe hacerlo.
Define el seguimiento para los pendientes
Muchos proyectos tienen tareas abiertas cuando se traspasan. Define cómo se rastrearán.
Registro de tareas abiertas
Crea una lista de pendientes con:
- Descripción clara de cada tarea.
- Prioridad (urgente, importante, puede esperar).
- Quién es responsable de completarla.
- Fecha esperada de cierre.
- Cómo se reportará el avance (reunión semanal, correo, herramienta de seguimiento).
Distingue entre pendientes que el equipo receptor debe completar y los que tú terminarás desde tu lado. Si hay tareas que quedan en tu equipo, comunica cuándo estarán listas y cómo se entregarán.
Un pendiente puede quedar abierto después de que Operaciones reciba el catálogo. Aclara quién lo resuelve y en qué momento revisarán su avance.
Referencias y lecturas relacionadas
El estándar británico de entrega de proyectos incluye la transición a operación entre las prácticas de entrega. Ver la fuente.
La guía de Atlassian sobre comunicación del proyecto propone definir quién necesita información y por qué canal. Úsalo para decidir a quién avisar del traspaso y dónde registrar el recibo. Ver la fuente.
También puedes consultar cómo documentar un proceso de trabajo.
